Ścieżki wdrażania systemu zapewnienia jakości ISO
zarządzanie, biznes, jakość, ISO, firma, strategia, produkcja, dokumenty, outsourcing,
Przedsiębiorca przed przystąpieniem do opracowania i wdrożenia systemu zapewnienia jakości musi zdefiniować politykę i strategię działania swojej organizacji. Gdy już podejmie decyzję o wdrożeniu systemu bardzo istotnym problemem staje się przekonanie wszystkich pracowników o zasadności planowanego przedsięwzięcia.
Naczelne kierownictwo powinno przedstawić korzyści płynące z wdrożenia systemu, wywierające pozytywny wpływ zarówno na organizację jak i na zatrudnionych w niej pracowników. Istotne jest również przedstawienie pracownikom konieczności dodatkowej pracy związanej z realizacją przedsięwzięcia. Ważną rolę w firmie może odegrać algorytm wdrożenia systemu zapewnienia jakości, który powinien stanowić podstawę do opracowania harmonogramu działań zmierzających do wdrożenia systemu i uzyskania certyfikatu.
Następnie należy przeprowadzić analizę funkcjonującego w przedsiębiorstwie systemu zarządzania. Celem owej analizy jest określenie, jakie występują rozbieżności (niezgodności) pomiędzy aktualnym stanem a wymaganiami wynikającymi z normy oraz jakie są możliwości poprawy efektywności przebiegających w organizacji procesów.
Kolejnym krokiem wdrażania systemu jakości jest ustalenie podstawowych zasad sporządzania, wdrażania i zarządzania dokumentacją systemową. Dokumenty jakości charakteryzuję się hierarchiczną strukturą.
Na szczycie piramidy znajduje się oświadczenie przedsiębiorstwa o polityce jakości. Księga jakości jest podstawowym dokumentem systemu zapewnienia jakości przedstawiającym funkcjonujący w przedsiębiorstwie system zapewnienia jakości. Procedury jakości, które są wymienione w księdze jakości dostarczają szczegółowych instrukcji. Zawarte są w nich informacje, które dotyczą rutynowych formularzy (kart braków, formularzy zamówień, kart odstępstw, kart zmian w dokumentacji, itp.).
Procedury określają, jakie informacje podlegają rejestracji, ustalają odpowiedzialność za prowadzenie każdego działania, określają, kto i co wykonuje. Instrukcje robocze dotyczą niższego szczebla działań niż procedury. Podają one szczegółowe informacje o standardzie, jaki ma być osiągnięty. Przedsiębiorca musi również podjąć decyzję o sposobie prowadzenia działań zmierzających do uzyskania certyfikatu. W tej sytuacji można wyróżnić trzy warianty postępowania.
Pierwszy wariant dotyczy indywidualnego i zupełnie samodzielnego sposobu opracowania i wdrożenia systemu zarządzania opartego o normy ISO. Na owe rozwiązanie mogą się decydować jedynie ci przedsiębiorcy, którzy bardzo dobrze znają związaną z przedsięwzięciem problematykę oraz posiadają odpowiednio przeszkolonych pracowników. Po zakończeniu etapu opracowywania dokumentacji systemowej przedsiębiorcy są jednak zmuszeni do skorzystania z usług niezależnych konsultantów, którzy muszą przeanalizować opracowane dokumenty oraz wprowadzić ewentualne poprawki.
Drugi wariant dotyczy indywidualnego we współpracy z konsultantami zewnętrznymi (outsourcing zadań) sposobu opracowania i wdrożenia systemu. Jest on stosowany w przypadku przedsiębiorstw, które nie dysponują wykwalifikowanymi pracownikami, co się zdarza często w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. W takiej sytuacji wariant ten jest efektywniejszy od samodzielnego. Koniecznym warunkiem prawidłowej współpracy z konsultantami jest zapoznanie się zarządzających przedsiębiorstwem z podstawowymi założeniami i wymogami systemu zarządzania opartego na normach ISO 9000.
Trzeci wariant określa prowadzenie działań zmierzających do uzyskania certyfikatu w porozumieniu z innymi przedsiębiorcami i we współpracy z konsultantami zewnętrznymi. Przedsięwzięcie polega w tym przypadku na określeniu przez przedsiębiorców wspólnych działań a następnie na nawiązaniu współpracy z konsultantami zewnętrznymi. Wariant ten ma wiele zalet. Przede wszystkim w tym przypadku występuje możliwość dzielenia się wiedzą wśród zainteresowanych oraz możliwość obniżenia kosztów wdrożenia systemu poprzez wspólne szkolenie pracowników. Z uwagi na współpracę przedsiębiorstw można również obniżyć (rozłożyć między partnerów) koszty świadczonych przez firmę doradczą i jednostkę certyfikującą usług.
| Poprzedni artykuł: | Konflikt w przedsiębiorstwie cz. 4 |
| Następny artykuł: | Menedżer jakości w przedsiębiorstwie |