O biznesie Planowaniu i Pomysłach na biznes

Trochę o tym. Trochę o tamtym. Zawsze wokoło biznesu.

Zasady kontrolowania w kierowaniu

Napisane 14.07.2022 przez BiznesPlan.me

Tagi: kontrolowanie, zarządzanie, firma, biznes, pracownicy, motywacja, wynagrodzenia,

: portal dla mężczyzn

Kontrolowanie jest jednym z podstawowych elementów zarządzania i jako takie powinno się opierać na określonych oraz przestrzeganych zasadach:

To Cię zainteresuje: Mikrosegmentacja

1. Wstępnym i niezbędnym warunkiem poprawnej kontroli jest poprawność postawionych zadań i ustalonych norm rozpatrywanych w różnych przedziałach czasowych. Ważną rolę w tym zakresie odgrywa więc kontrola wstępna poprawności realizowanych celów. W tym zakresie trzeba mieć jednak świadomość względnych sprzeczności wypracowanych kryteriów oceny w wyodrębnionych obszarach zadań oraz między nimi. Dostrzeganie i rozwiązanie tych problemów wymaga ustalenia jasnych i jednolitych priorytetów działania.
2. Szczególną odpowiedzialność za sprawną realizację funkcji kontrolnej ponoszą kierownicy, w następnej kolejności podmioty wspierające kierowników w wykonywaniu czynności kontrolnych, a dopiero na końcu kontrolowani, czyli wykonawcy.
3. Poczucie odpowiedzialności za realizację ustalonych zadań i norm podmiotu podlegającego kontroli wzrasta wraz ze wzrostem możliwości wywierania przez niego wpływu na kontrolowane zadania. Ważnym warunkiem efektywnej kontroli jest więc poprawność delegowania kompetencji.
4. Wszystkie możliwe przekroje działań kontrolnych powinny być spójne względem siebie ( „kontrola wstępna – kontrola bieżąca – kontrola końcowa”, „kontrola funkcjonalna – kontrola instytucjonalna”, „kontrola wewnętrzna – kontrola zewnętrzna”). Należy zachować właściwe proporcje między kontrolą bieżącą i kontrolą końcową. W szczególności należy unikać nadmiernej szczegółowości, rygorystyczności i formalizacji kontroli bieżącej.
5. Działania kontrolne nie powinny ograniczać inicjatywy i kreatywności pracowników, kontrola powinna być spójna względem obowiązującego systemu wartości firmy. Stopień szczegółowości i rygorystyczności kontroli powinien być dostosowany do charakteru i specyfiki wyodrębnionych komórek, jednostek i stanowisk organizacyjnych. Kontrola sposobu wykonania generalnie nie powinna dominować nad kontrolą wyników końcowych.
6. Czynności kontrolne należy prowadzić w taki sposób, by minimalizować zakłócenia w realizacji procesów podstawowych. Kontrola ma ostatecznie stwarzać warunki sprzyjające sprawnej realizacji procesów podstawowych. Wiąże się to z tzw. zaleceniem kontroli selektywnej zorientowanej na najważniejsze parametry oceny i składniki sytuacji. Nawiązuje do tego tzw. koncepcje „Zarządzania przez wyjątki” czy „Zarządzania przez odchylenia” .
7. Działania kontrolne powinny się obiektywne, tzn. powinny się koncentrować na aspektach merytorycznych, należy bezwzględnie unikać wszelkich elementów czy wtrętów podmiotowych (sympatie, antypatie, animozje, konflikty, uprzedzenia, zawiść itp.).
8. Kontrola powinna być powiązana z jednoczesną oceną podmiotów kontrolowanych, a to powinno być spójne z obowiązującym systemem motywacyjnym. Oceny podmiotów podlegających kontroli oraz związane z tym wynagrodzenia powinny uwzględniać stopień zbliżania się do pożądanych wymagań i norm.
9. Ze szczególną uwagą należy kontrolować zadania słabo wymierne, zwłaszcza w sytuacji, kiedy zadaniom tym przypisuje się duże znaczenie. Wymaga to zwrócenia większej uwagi na konkretyzację zadań słabo wymiernych w fazie poprzedzającej zadanie (szczegółowe wypunktowanie oczekiwań, zastosowanie skal punktowych itp.). Pracownicy mają naturalną skłonność do koncentrowania się na zadaniach wymiernych, co może niekiedy prowadzić do różnych patologii.
10. W odniesieniu do obszaru podlegającego kontroli kompetencje podmiotu kontrolującego nie powinny być niższe od kompetencji podmiotu kontrolowanego.
11. Pokontrolne egzekwowanie odpowiedzialności wymaga ustalenia wpływu podmiotu kontrolowanego na kontrolowane zadania.

Wnioski pokontrolne powinny uwzględniać zarówno przyczyny wszelkich odchyleń od ustalonych norm, jak również – nawet w przypadkach osiągnięcia wyznaczonych norm – uwagi bądź analizy dotyczące poziomu trudności stawianych wymagań. W tym ostatnim przypadku chodzi o przeciwdziałanie występowaniu tzw. zjawiska dozowania efektów.

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *